STRUTTURE ORGANIZZATIVE, MANAGEMENT E PROCEDURE

Aumenta la produttività dei tuoi dipendenti attraverso un lavoro flessibile e intelligente!

Non monetario

Il lavoro flessibile è uno dei benefici più apprezzati dai dipendenti. Il più grande vantaggio è rappresentato da un migliore equilibrio tra lavoro e vita privata. In caso di lavoro flessibile, che consente ai dipendenti di organizzare autonomamente gli orari di lavoro, così come in caso di telelavoro (da remoto), i datori di lavoro devono riporre una grande fiducia sul dipendente e credere che stia dedicando il suo tempo al raggiungimento degli obiettivi aziendali. Nel lavoro flessibile la fiducia rappresenta un fattore significativo, così come la definizione di obiettivi chiari e misurabili.

Che cos’è il telelavoro?

Secondo il dizionario Cambridge, il telelavoro rappresenta “l’attività del lavorare a casa e di comunicazione con il proprio ufficio via telefono, e-mail o utilizzando Internet“. Telelavoro significa “lavorare da remoto” e presenta diversi vantaggi per il datore di lavoro:

  • Riduce i costi di gestione e le spese generali come elettricità, riscaldamento e altre utenze;
  • Riduce i problemi legati al viaggiare, quali scioperi di autobus o treni o intemperie;
  • Amplia la scelta dei candidati da assumere in quanto il datore può selezionare candidati proveniente da ogni paese del paese e del mondo.

Il telelavoro presenta vantaggi anche per i dipendenti:

  • Possono alzarsi più tardi e lavorare in un ambiente confortevole;
  • Non viaggiano, riducendo i costi di viaggio legati al lavoro;
  • È più facile conciliare le esigenze della propria famiglia;

Rischio per il datore di lavoro: per essere efficace, il datore di lavoro deve assicurarsi che il lavoratore sia pienamente in grado di lavorare da casa con la stessa efficienza del lavoro d’ufficio. Il rischio è che i telelavoratori, in mancanza di supervisione diretta, possano essere meno produttivi. Ci deve essere fiducia.

Che cos’è lo smart working?

Lo smart working o “lavor agile” è una nuova filosofia manageriale fondata sulla restituzione alle persone di flessibilità e autonomia nella scelta degli spazi, degli orari e degli strumenti da utilizzare a fronte di una maggiore responsabilizzazione sui risultati. È una naturale evoluzione del concetto di telelavoro, poiché entrambi concepiscono il lavoro fuori ufficio, ma lo smart working considera non solo il lavorare da casa ma da qualsiasi altro luogo si preferisca, dalla caffetteria alla sala d’attesa dell’aeroporto.

Le nuove tecnologie sono un fattore chiave nello sviluppo di questa politica e sono progettate per facilitare la flessibilità sul lavoro e la mobilità.

Lo Smart Working Handbook, pubblicato da Andy Lake nel 2015, elenca 10 caratteristiche chiave dello Smart Working. Ecco un esempio:

  1. maggiore collaborazione tra individui, tra team, con partner esterni e con un più ampio pubblico
  2. maggiore flessibilità – essere costantemente aperti a nuovi modi di lavorare e fornire servizi
  3. enfasi sulla gestione per risultati piuttosto che sulla gestione per presenza
  4. enfasi su responsabilizzazione e autonomia del personale, al fine di massimizzare i benefici del lavoro agile
  5. enfasi sull’uso di nuovi modi di lavorare per aiutare i dipendenti a raggiungere un migliore equilibrio tra lavoro e vita privata
  6. utilizzo di nuove tecnologie e metodologie per reclutare e sviluppare la forza lavoro

Come implementare efficacemente il telelavoro e lo smart working?

Per garantire l’efficacia del telelavoro e dello smart working, è necessario seguire alcune linee guida e formare i dipendenti prima dell’adozione di un programma flessibile. Ciò limiterà eventuali irregolarità o comportamenti sleali all’interno dell’organizzazione.

Secondo Mark Dacanay, professionista del marketing digitale, ci sono 6 passaggi da seguire per attuare queste pratiche:

Identificare le posizioni e i lavori che possono essere svolti da remoto, poiché il telelavoro potrebbe non essere applicabile a quelle pozioni che sono vitali in loco. Una possibile soluzione potrebbe essere quella di optare per il lavoro remoto parziale invece che totale.

Individuare le persone che ne beneficeranno e lavoreranno bene in remoto: alcuni lavoratori preferiscono l’ufficio per evitare distrazioni o interazioni sociali a casa. Altri potrebbero non rendere senza supervisione perché non hanno la capacità di autogestirsi.

Definire aspettative e responsabilità nel modo più chiaro possibile: i manager devono evidenziare le aspettative facendo chiarezza su compiti, relazioni, risultati, tempi di esecuzione, durata ecc. Il livello di responsabilità dei supervisori dei dipendenti da remoto dovrebbe essere sottolineato.

Definire regole chiare per i dipendenti che lavorano da remoto, come la presenza, la disponibilità e gli straordinari, i compensi e i benefici (specialmente se ci sono differenze tra lavoro in sede e da remoto), la privacy delle informazioni dell’azienda , il programma di lavoro a distanza, ecc.

Prestare attenzione al percorso professionale dei dipendenti: i manager e i supervisori devono trovare le modalità per favorire la crescita delle competenze nelle loro risorse, nonostante la distanza. I progetti di collaborazione, non solo favoriscono l’interazione tra i membri del team anche a distanza, ma aiutano i dipendenti a crescere e aiutano i supervisori e i manager a identificare le potenzialità dei dipendenti nel loro percorso di carriera.

Utilizza i servizi cloud: i servizi cloud sono perfetti per i dipendenti che lavorano da remoto poiché è possibile accedervi da ovunque purché vi sia una connessione Internet. App come Google Drive e Dropbox ne sono un esempio e offrono sistemi di archiviazione e gestione dei file basati su cloud. Per riunioni e collaborazioni, invece, Skype o GoToMeeting.

Programma flessibile come primo approccio…

Se la tua organizzazione si sta avvicinando per la prima volta a questa pratica, un buon punto di partenza potrebbe essere l’implementazione di un programma di lavoro flessibile. Significa lavorare usando un modello di lavoro diverso rispetto a quello utilizzato normalmente da un dipendente.

Questo può essere fatto attraverso vari programmi:

Condivisione del lavoro, quando due persone sono impiegate per lo stesso ruolo a tempo parziale.

Ore compresse, quando un dipendente lavora a tempo pieno ma in un numero di giorni più breve, con turni più lunghi.

Flexi-Time, consente ai dipendenti di scegliere quando iniziare e terminare la giornata lavorativa purché vengano raggiunte 8 ore al giorno.

Ore annualizzate, stabilisce il numero di ore annue che un dipendente deve lavorare, offrendo loro molta flessibilità.

Pensionamento in più fasi, consente ai dipendenti di ridurre l’età pensionabile, riducendo le ore e il lavoro part-time, al fine di passare più facilmente alla pensione.

Risorse Umane necessarie

I manager offrono ai dipendenti la possibilità di optare per il lavoro flessibile e il lavoro a distanza solo se le loro posizioni e funzioni all’interno dell’azienda possono essere svolte fuori dall’ufficio, senza una supervisione diretta.

Competenze che manager e dipendenti devono sviluppare per implementare l’innovazione sul posto di lavoro

Organizzare, facilitare e attuare il lavoro flessibile e / o da remoto comporta una serie di qualità e abilità, come comunicazione, flessibilità, fiducia, capacità organizzative, gestione del tempo.

Risultati attesi

Oltre all’effetto positivo sui processi innovativi e sui risultati aziendali, il lavoro da remoto e flessibile può anche apportare altri risultati, quali:

Casi aziendali

Nome dell’azienda: Theoria srl

Numero di dipendenti: 15
Luogo: Milano, Italia

Come è stato implementata l’innovazione sul posto di lavoro?

Theoria srl ​​è una PMI italiana che si occupa di pubbliche relazioni e attività di marketing, con un fatturato annuo di circa un milione di euro. Grazie alla forte vocazione all’innovazione, dal 2015 è stato introdotto lo smart working come nuovo modo di eseguire le prestazioni lavorative: dopo il primo anno di sperimentazione, si è deciso di continuare ad adottare il WPI all’interno dell’azienda, dando ai dipendenti la possibilità optare per un lavoro agile 4 giorni al mese. Il management ha deciso di implementare il WPI come incentivo per mantenere i talenti all’interno dell’azienda ma anche di soddisfare l’equilibrio tra lavoro e vita privata, considerando che la maggior parte del personale era composto da donne.

Sia i lavoratori che i dirigenti hanno applicato il lavoro agile firmando un accordo aziendale, che includeva diversi punti quali: a) definizione di lavoro agile come variazione del luogo in cui si sviluppano le attività aziendali; b) indicazione dei giorni di smart working consentiti al mese c) come comunicare la necessità del lavoro intelligente; eccetera.

Risultati ottenuti

I risultati ottenuti sono stati totalmente positivi. Data la tipologia di servizi forniti da Theoria srl, c’era una propensione naturale ad implementare il lavoro agile: questo ha permesso sin dall’inizio il pieno sfruttamento del suo potenziale, ottenendo risultati eccellenti, che hanno portato il management a pensare di aumentare il numero di giorni da trascorrere in smart working ogni mese. Inoltre, svolgendo un’attività per la quale i risultati sono stati immediatamente rilevabili, non è stato necessario prendere particolari precauzioni nella gestione delle prestazioni e nel suo monitoraggio.

Fonti (website):

https://www.theoria.it/

Come posso ottenere dei voucher per implementare delle pratiche di innovazione sul posto di lavoro?